管理組合運営部門
佳作
総会議案書のペーパーレス化
積水ハウスＧＭパートナーズ株式会社 橋本
背景
- 本マンションは300世帯以上の大型マンションであり、毎年の総会議案書のコピー代が５年間平均：約20万円支出していた。
- 今後、築年が増える度に、議案が多く、ページ数が増えることを想定し、総会議案書のコピー代の削減を検討することとなった。
目的
- 総会議案書のコピー代の削減の検討
実施内容
総会議案書のペーパーレス化
- 組合員様に配布する書類として、総会案内・出欠票に加え、管理会社の重要事項説明書を配布。
- 総会議案書の詳細については、総会案内のQRコードより、閲覧していただく方法で実施。
- 但し、携帯電話やタブレット等を持っていない組合員様のことを考慮して、現地に紙ベースも用意して、希望者のみ紙で配布。
実施結果
- 前年度：議案コピー代（約65ページ、内カラー7ページ）、30万円、310部印刷
- 今年度：議案コピー代（約65ページ、内カラー18ページ）、約15万円、110部印刷
※初めての試みであり、紙ベースの希望者数が不明であったため、余裕をもって、110部印刷をした。しかしながら、紙ベースの希望者件数は約10件であったため、次年度以降は大幅に印刷部数（約30部）を減らす予定
苦労した点・工夫した点
事前に顧問弁護士へ確認したところ、以下の点を注意するよう、アドバイスをいただいた。
- 総会の議案書≒招集通知の問題は、ミスをすると、区分所有法の法律違反となり、決議無効に直結してしまう
特別決議以上を要する議案がない場合
- 「招集通知」は、現在の区分所有法上は、まだ、紙で配付することが必須
※「総会案内」等は必ず全戸へ紙で配付する
特別決議以上を要する議案がある場合
- 規約変更・共用部分の変更・建替等の、特別決議以上を要する議案がある場合には、単なる招集通知（総会案内）のみならず、「議案の要領」も紙で配付することが現行区分所有法上、必須
※この「議案の要領」とは、要するにいつもの議案書の本体のことで。特別決議以上を要する議案がある場合には、少なくとも、当該議案に関する議案書本体部分は、紙での配付は必須。
管理組合・居住者の声
- クレームを含め、本件に関するご意見はなし。
※総会出席者が携帯電話やタブレットにて、議案書を閲覧している光景があり。
実施にかかった費用
- 実施結果に記載のとおり
収入増や支出減となった費用
- 実施結果に記載のとおり