管理組合運営部門
準部門賞
デジタル・コミニュケーションツールの活用
（メッセージカードデジタル管理ツールと中古ディスプレイ再利用の『デジタルサイネージ』）
大和ライフネクスト株式会社 荒井 吉男
背景
- 2000年12月に竣工した298戸を有するマンションです。
- 管理事務室はエントランス横にあり、12月31日から翌1月3日は管理事務室は閉じますが、それ以外は、８:00から21：00まで対応 しています。管理員は4名で、常時3名または2名体制。クリーンスタッフはレギュラーメンバー４名のほかにスポット的勤務のスタッフが４名追加になっています。
施設の概要
- 戸数：298
- 集会棟共用施設：５施設
- 契約駐車場（有料）２９９区画
- 短期利用有料駐車区画（空き区画使用）：約３０区画
- 来客用駐車区画（無料）：４区画
- 契約バイク置き場（有料）：３８区画
- 契約駐輪場（有料／一部無料）：７６０区画
- 洗車場（有料） 等
目的
- 居住者様と管理員とのコミニュケーションは、①個別の案件については、管理員が”メッセージカード”を手書きをして、ＰＯＳＴＩＮＧしてきました。②広範な居住者様にお知らせする内容は、管理員がポスターを作成し、掲示場所に貼付するい方法で対応してきました。
- 従来は年末年始以外は管理事務室は休む（閉鎖）事は無かったのですが、本年（2023年）の夏休みは、初めて管理事務室を閉鎖 して実施する事になりました。
- この事を居住者様に円滑に伝え、ご理解を得やすくする為に、『中古の表示デバイス（デジタルフォトフレーム）を使用したデジタルサイネージ』を作成し、実施したところ、大変注目され好評でした。既製品の「デジタルサイネージ」より、遥かに安価で簡便であり、 コストパフォーマンスの良い方法でした。
- 前述しましたが、個別の居住者様には「手書きメッセージカード」を作成し、必要事項を伝えてきました。しかし、この方法では、同じ事柄を、複数の居住者様に伝えたり、別々の管理員が同一の居住者様に同じ内容を伝える内容やニュアンスが食い違ったりしました。そこで、ＰＣを使ったシステムを開発し、メッセージをデジタル管理する事で、過去の個別のメッセージのやり取りや、内容をいつでも引き出せるようにした処、居住者様と共有すべき内容が正確になり、かつ、メッセージカード発行のスピードアップという効果を得る事ができました。
実施内容
『メッセージカードデジタル管理ツール』の企画／開発／運用指導
- メッセージカードの内容をＰＣに入力する事で、メッセージカードが一様式になって、印刷され、データはデジタルに自動記録されるので、その後に、過去の発行履歴や、個別の内容検索が自由にできる。また、紙で発行保存する方法に比べて、「正確」「共有」「検索」「参照」等、デジタルデータを活用した様々な要件・要望に対応でき、合理的な管理ができるようになりました。
中古デバイスを再利用した『デジタルサイネージ』の企画／運用
- 『中古の表示デバイス（デジタルフォトフレーム）を使用したデジタリサイネージ』を作成し、実施したところ、伝えたい内容が、正確に伝わり、混乱なく伝達でき、また注目され好評を得た。
- 既製品の「デジタルサイネージ」より、遥かに安価で簡便であり、 コストパフォーマンスの良い方法でした。これを中古ＴＶや中古ＰＣディスプレイを使用して、機器の特性を生かして、より大画面で、詳細な表示／伝達や、リアルタイムな表示／伝達で、デジタルサイネージの応用範囲を拡大し、運用別・内容別に整備を進めていく予定です。
実施結果
- 個別の居住者様には「手書きメッセージカード」を作成し、必要事項を伝えてきました。しかし、この方法では、同じ事柄を、複数の居住者様に伝えたり、別々の管理員が同一の居住者様に同じ内容を伝える場合、ニュアンスが食い違ったりしました。そこで、ＰＣを使ったシステムを開発し、メッセージをデジタル管理する事で、過去の個別のメッセージのやり取りや、内容をいつでも引き出せるようにした処、居住者様と共有すべき内容が正確になり、かつ、メッセージカード発行のスピードアップという効果を得る事ができました。
- 『中古の表示デバイス（デジタルフォトフレーム）を使用したデジタルサイネージ』を作成し、実施したところ、注目され好評でした。既製品の「デジタルサイネージ」より、遥かに安価で簡便であり、消費電力も少なく、コストパフォーマンスの良い方法でした。
苦労した点・工夫した点
- 『メッセージカードデジタル管理ツール』は他の管理事務室でも利用ができるように、「専用型」をベースに「汎用型」を作成しましたが、他のマンションの管理事務室での運用方法が不明なため、（例えば当マンションでは、複写機で印刷し、複合機では、ＰＣｔｏＦＡＸ，ＦＡＸｔｏＰＣを運用するためプログラムで印刷機器を自動選別できるようにしてある）、設定事項を新たに追加したり、マスタの追加などの工夫をしました。
- 「デジタルサイネージ」は、1画面の表示時間の長さを決めるのが難しかった。
管理組合・居住者の声
- 特に「デジタルサイネージ」は初めての試みでしたが、概ね、好評を得ていたと思います。
実施にかかった費用
–
収入増や支出減となった費用
–