318_理事会ペーパレス化＆居住者グループLINEで迅速な課題解決

背景

• ディーグラフォート千里中央は現在16期（2007年竣工）の約600戸の住宅と複数の店舗がある大型マンションです。
• 16期になりマンション内の様々なトラブルや課題を迅速に共有し解決してくことや、環境に良い取り組みの一環として 理事役員様が中心となりペーパレス化に取り組まれました。
• またマンション内でLINEを活用し、マンション情報を発信することで、管理組合運営のスピード化を理事役員様が中心となり推進されています。

目的

• 理事会資料のぺーパレス化

実施内容

理事会ペーパレス化＆居住者グループLINEで迅速な課題解決

• 理事役員にタブレットを配付（管理組合共有備品） 。
• 理事会で用いる資料は原則Dropbox内に保管し、データで確認。
• 共用施設にWi-Fiを導入し、インターネット環境を整える。
• マンション居住者が加入できるLINEグループを構築し、居住者の意見がダイレクトに理事会に伝わる体制を整える。

実施結果

• 理事会のペーパレス化に伴い、理事会資料の労務コストが激減しました。
• 今までは、資料印刷（理事13人分）、各戸への事前配付、当日用の予備印刷・・・とたくさんの印刷物がありましたが、そのコストが一切不要となりました。
• 年間90万円程度の支出削減。
• マンション居住者のLINE登録者が400名を超え、情報の集約化とスピード化に成功
• マンション管理の課題点が共有化でき、理事会のアクションがリアルタイムに居住者へ伝わることに安心感が生まれています。

苦労した点・工夫した点

• いきなりペーパレス化となっても、タブレットの利用方法やWi-Fiの接続方法をご存じない役員様もおられましたので、他の役員様が積極的にフォローされ、理事会後に設定のレクチャー会等を開催されていました。

管理組合・居住者の声

• タブレットで理事会資料が確認できるので、自分の読める範囲で資料を拡大できて、わかりやすいしカラー素材や写真も見やすいと好評です。
• 紙ベースだと、不要になった際の廃棄等の処分手間もありましたが、資料管理は理事会統一でのルールができるため、 大変利便性があがります。
• LINEグループは、マンション設備に不具合や異常が発生した際、LINEでの報告と情報共有が速やかに行えます。

実施にかかった費用

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収入増や支出減となった費用

• 【コスト削減】理事会等での印刷費；年間90万円
• 【コスト増】タブレット購入費：60万円